Pasos para lograr la mejor administración e implementación de tu ERP

1. Los procesos van primero

Un buen punto de partida para que una implementación de ERP sea exitosa es documentar y prestar atención a los procesos de negocios de su empresa. Si logra comprender las necesidades de su organización, podrá guiar el diseño y la implementación de su ERP y, por lo tanto, garantizar el éxito de su empresa.

Esta preparación ayudará a que se apruebe, de parte de la administración, la toma de decisiones estratégicas sobre dónde se cambiarán los procesos para usar el comportamiento predeterminado del sistema y comprender completamente las ramificaciones de esas decisiones.

Siempre existen diferencias en cómo se supone que se deben ejecutar los flujos de trabajo y lo que realmente hacen los departamentos. Es por ello que, al momento de la implementación, los expertos de las tecnologías (proveedor del software) deben integrar y trabajar de cerca con los propietarios de los procesos para garantizar que se consideren las perspectivas de los principales interesados. Nunca es bueno asumir que uno conoce todas las complejidades de las operaciones comerciales diarias, por las dos partes tiene que ver una cierta apertura a nuevo conocimiento y al sentimiento de que cualquier cambio es bueno.

2. Medir todos los procesos

Una forma de evaluar el éxito de una implementación de ERP es medir el uso de los procesos ocultos que se utilizan antes y después de la implementación. Hay muchos procesos y uno tiene que lograr descifrar todos los que existen. Estos pueden incluir el uso de hojas de cálculo, papel y servicios en la nube que no hayan sido revisados ​​por TI.

A veces cabe decir que hay algunas partes de los procesos para los cuales un ERP no agrega ningún valor, pero donde ocurre una doble entrada, la ineficiencia y el error seguirán. Una implementación exitosa minimiza la necesidad de sistemas ocultos y no pide a los usuarios que realicen el mismo trabajo varias veces ahorrando trabajos y esfuerzos.

3. Estar listo para adoptar nuevos procesos de negocio

Una implementación de ERP tiene que ser intenso y de verdad hacer sentir que la empresa va a cambiar gracias a la revisión de los procesos e incorporación de nuevos estándares y mejores prácticas. Las empresas más exitosas son aquellas que adoptan rápidamente las mejores prácticas de la industria en lugar de tratar de personalizar un sistema ERP en todas las formas posibles para que coincidan con la forma en que históricamente han hecho negocios. Lo que funcionó alguna vez puede que ya no funcione hoy, debido a que la transformación digital exige un entorno más ágil.

4. Protección y uso de información

Todos los sistemas ERP ofrecen cierta seguridad, esto genera bastante confianza y se debe a que muchos de ellos le dan la posibilidad de realizar copias de seguridad y transferir datos a otros sistemas. Las empresas tienen que darse cuenta de que con un ERP tienen la posibilidad de hacer reportes y que esto significa el uso de datos para hacer crecer a su empresa. El uso de datos tiene que ser algo sistemático, revisar reportes para ir entendiendo y adaptándose rápidamente a los cambios generados por esta nueva llegada de información.

Al entender estos 4 pasos, su empresa y usted mismo estarán listo para llevar la implementación de tu ERP de la mejor manera posible. ¿Qué espera? Invierta en un ERP y prepárese para que su empresa llegue al siguiente nivel.

Escrito por Alfonso Simán

Cinéfilo, Guionista, Storyteller, Facilitador de Talleres de guionismo y Storytelling, Columnista de Revista Factum.